Phishing erkennen & verhindern: Leitfaden für mehr Sicherheit im Arbeitsalltag

Phishing gehört zu den größten Cyberrisiken für Unternehmen jeder Größe. Angreifer versuchen gezielt, Mitarbeiter zu täuschen, um an Zugangsdaten, vertrauliche Informationen oder finanzielle Mittel zu gelangen. Dabei nutzen sie E-Mails, SMS oder Telefonanrufe, die auf den ersten Blick seriös und glaubwürdig wirken. Da viele Angriffe genau hier ansetzen, kommt den Mitarbeitenden eine zentrale Rolle beim Schutz des Unternehmens zu.

Dieser Leitfaden soll dabei helfen, Phishing besser zu verstehen, typische Angriffsmuster zu erkennen und im Ernstfall richtig zu handeln.

Beim Phishing geben sich Angreifer als vertrauenswürdige Absender aus, etwa als bekannte Dienstleister, Geschäftspartner oder sogar als interne Kollegen. Ziel ist es, den Empfänger zu einer Handlung zu bewegen – beispielsweise zum Öffnen eines schädlichen Anhangs oder zur Eingabe von Zugangsdaten auf einer gefälschten Webseite.

Besonders gefährlich ist Phishing deshalb, weil ein einzelner unbedachter Klick ausreichen kann, um Schadsoftware ins Unternehmensnetzwerk einzuschleusen oder sensible Daten preiszugeben. Häufig dienen solche Angriffe auch als Einstieg für weiterführende Bedrohungen wie Ransomware oder Datendiebstahl.

Warum Phishing so gefährlich ist:

• Angriffe lassen sich schwer erkennen

• Ein einziger Klick kann gesamten Unternehmenszugriff eröffnen

• Angriffe erfolgen oft massenhaft, automatisiert und weltweit

• Phishing ist häufig der Einstieg für weitere Angriffe wie Ransomware

Am häufigsten tritt Phishing in Form von E-Mails auf. Diese Nachrichten sehen oft täuschend echt aus und imitieren bekannte Absender wie Paketdienste, Banken oder interne Abteilungen. Neben diesen klassischen Massenangriffen gibt es auch gezielte Varianten, bei denen einzelne Personen oder Abteilungen angesprochen werden. Diese sogenannten Spear-Phishing-Angriffe sind besonders gefährlich, da sie individuell formuliert und auf den Empfänger zugeschnitten sind.

Eine weitere bekannte Methode ist der sogenannte CEO-Fraud. Hier geben sich Angreifer als Geschäftsführer oder Führungskraft aus und fordern beispielsweise zu dringenden Überweisungen oder zur Weitergabe sensibler Informationen auf. Ergänzt wird das Spektrum durch Phishing per SMS oder Telefon, bei dem Täter versuchen, Vertrauen aufzubauen und Mitarbeitende zu schnellen Entscheidungen zu bewegen.

E-Mail-Phishing

Die häufigste Form. Angreifer versenden E-Mails, die aussehen, als kämen sie von Banken, Paketdiensten oder sogar Kolleginnen und Kollegen.

Spear Phishing

Gezielte Angriffe auf bestimmte Personen oder Abteilungen, z. B. Buchhaltung oder Geschäftsführung. Besonders gefährlich, da sie sehr personalisiert sind.

CEO Fraud / Business Email Compromise

Angreifer geben sich als Geschäftsführer oder Führungskraft aus, um Überweisungen oder vertrauliche Informationen zu erpressen.

Smishing & Vishing

• Smishing: Phishing per SMS

• Vishing: Telefonanrufe, bei denen sich Täter als Support oder Partnerunternehmen ausgeben

Clone Phishing

Eine echte E-Mail wird kopiert, leicht abgeändert und erneut versendet – inklusive gefährlicher Anhänge oder Links.

Auch wenn Phishing-Nachrichten immer professioneller werden, gibt es typische Anzeichen, die misstrauisch machen sollten. Auffällig sind häufig Absenderadressen, die auf den ersten Blick korrekt wirken, bei genauerem Hinsehen aber kleine Abweichungen oder Schreibfehler enthalten. Ebenso ist Vorsicht geboten, wenn eine Nachricht starken Zeitdruck erzeugt oder mit negativen Konsequenzen droht, etwa einer angeblichen Kontosperrung oder einer verpassten Zahlung.

Verdächtig sind auch unerwartete Anhänge oder Links, insbesondere wenn diese ohne vorherige Ankündigung versendet werden. Oft stimmt zudem die Anrede nicht zum gewohnten Kommunikationsstil oder es fehlen persönliche Bezüge, die bei internen oder bekannten Absendern üblich wären. Grundsätzlich gilt: Seriöse Unternehmen fordern niemals Passwörter, Zugangsdaten oder vertrauliche Informationen per E-Mail an.

Mitarbeiter sollten besonders auf folgende Hinweise achten:

Ungewöhnliche Absenderadresse

• kleine Schreibfehler (z. B. micros0ft.com)

• unbekannte Domains

• Absender stimmt nicht mit dem Namen überein

Dringlichkeit oder Zeitdruck

• „Bitte sofort reagieren!“

• „Ihr Konto wird gesperrt!“

Angreifer setzen bewusst auf Stress, um Fehler zu provozieren.

Ungewöhnliche Links oder Anhänge

• ZIP-, EXE- oder Office-Dateien mit Makros

• verkürzte URLs (bit.ly etc.)

• mouseover zeigt eine andere Adresse als im Text

Unprofessionelle Sprache oder Rechtschreibfehler

• Nicht alle Phishing-Mails sind perfekt formuliert.

Unpassende Anrede oder fehlende Personalisierung

• „Sehr geehrter Kunde“ in einem geschäftlichen Kontext ist verdächtig.

Unerwartete Zahlungs- oder Datenanfragen

• Seriöse Unternehmen verlangen niemals Passwörter oder TANs per E-Mail.

Wenn eine Nachricht Zweifel aufkommen lässt, ist Zurückhaltung der wichtigste Schutz. Links sollten nicht angeklickt und Anhänge keinesfalls geöffnet werden. Stattdessen empfiehlt es sich, die IT-Abteilung oder den zuständigen Ansprechpartner im Unternehmen zu informieren. Verdächtige Nachrichten sollten möglichst unverändert weitergeleitet werden, damit sie geprüft werden können.

Im Fall einer angeblich internen Anfrage ist es sinnvoll, den Absender über einen anderen Kommunikationsweg zu kontaktieren, etwa telefonisch. Sollte versehentlich doch auf einen Link geklickt oder ein Anhang geöffnet worden sein, ist schnelles Handeln entscheidend. Passwörter sollten umgehend geändert und die IT-Abteilung informiert werden, um mögliche Schäden frühzeitig zu begrenzen.

Wenn eine E-Mail verdächtig wirkt, sollten Mitarbeiter:

1. Nicht klicken!
   Keine Links öffnen, keine Anhänge herunterladen.

2. IT-Abteilung informieren
   Verdächtige Nachricht weiterleiten – idealerweise als Anhang.

3. Nachfragen statt riskieren
   Bei vermeintlichen Nachrichten von Kollegen lieber telefonisch rückversichern.

4. Keine Antworten an den Absender senden
   Jede Interaktion kann die Gefahr erhöhen.

5. Passwörter sofort ändern, wenn ein Klick versehentlich erfolgt ist.

6. Gerät vom Netzwerk trennen, wenn verdächtige Dateien geöffnet wurden.

Je schneller reagiert wird, desto geringer ist der mögliche Schaden.

Ein wirksamer Schutz vor Phishing entsteht durch das Zusammenspiel von Technik und Organisation. Moderne E-Mail-Sicherheitslösungen können viele Angriffe bereits im Vorfeld erkennen und blockieren. Ergänzend sorgen Maßnahmen wie Multifaktor-Authentifizierung und regelmäßige Updates dafür, dass selbst abgegriffene Zugangsdaten nicht unmittelbar missbraucht werden können.

Genauso wichtig ist jedoch die Sensibilisierung der Mitarbeitenden. Regelmäßige Schulungen, klare Verhaltensregeln und definierte Meldewege helfen dabei, das Bewusstsein für Gefahren zu schärfen. Unternehmen, die zusätzlich auf simulierte Phishing-Angriffe setzen, stellen häufig fest, dass die Aufmerksamkeit und Reaktionssicherheit der Mitarbeiter deutlich steigt.

Technische Schutzmaßnahmen

• moderne E-Mail-Sicherheitslösungen

• Multifaktor-Authentifizierung

• Spam- und Link-Filter

• automatische Erkennung verdächtiger Aktivitäten

• regelmäßige Software-Updates

Organisatorische Maßnahmen

• klare Meldewege definieren

• interne Leitfäden bereitstellen

• Awareness-Schulungen durchführen

• regelmäßige „Phishing-Tests“ zur Sensibilisierung

Nur die Kombination aus Technik und geschulten Mitarbeitern schafft ein sicheres Umfeld.

Phishing-Angriffe lassen sich nicht vollständig verhindern, doch ihr Risiko kann erheblich reduziert werden. Aufmerksame Mitarbeitende, klare Prozesse und moderne IT-Sicherheitslösungen bilden gemeinsam eine starke Verteidigung. Wer verdächtige Nachrichten erkennt, richtig reagiert und Vorfälle meldet, leistet einen entscheidenden Beitrag zur Sicherheit des gesamten Unternehmens.