Alles zum Thema E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Digitalisierung im Rechnungswesen voranzutreiben und Prozesse effizienter zu gestalten. In diesem Artikel beleuchten wir die Hintergründe dieser Verpflichtung, die Unterschiede zu bisherigen Regelungen und geben einen Überblick über relevante Aspekte für Unternehmen.

Die Einführung der E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft fördern. Insbesondere im Rechnungswesen können Prozesse vereinfacht werden, da beispielsweise die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst werden müssen. Dies reduziert doppelte Arbeitsgänge und minimiert Fehlerquellen. Für Rechnungsaussteller und -empfänger ergeben sich erhebliche Einsparpotenziale, wenn Buchungsbelege in strukturierter elektronischer Form vorliegen und medienbruchfrei weiterverarbeitet werden können.

Bis zum 31. Dezember 2024 galt als elektronische Rechnung jede Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wurde, einschließlich einfacher PDF-Dokumente, die per E-Mail versendet wurden. Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Ein einfaches PDF-Dokument erfüllt diese Anforderungen nicht mehr und wird als “sonstige Rechnung” klassifiziert. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes: Wurde der Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt, kann die Rechnung noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, auch wenn sie erst später gestellt wird.

Als Unternehmer gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt (§ 2 UStG). Dazu zählen auch Freiberufler oder Personen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte. Ein inländisches Unternehmen hat seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland. Besteht kein Sitz, gelten der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthaltsort des Unternehmers.

Ja, es gibt bestimmte Ausnahmen von der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen. Diese betreffen beispielsweise Unternehmen, die nur gelegentlich steuerpflichtige Umsätze ausführen, oder Fälle, in denen der Empfänger der Rechnung kein Unternehmer ist. Die genauen Ausnahmeregelungen sind im Umsatzsteuergesetz festgelegt und sollten individuell geprüft werden.

Und wie schaut es beim Empfang aus?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Um das gesetzgeberische Ziel einer flächendeckenden Nutzung der E-Rechnung zu erreichen, sind keine Ausnahmen vorgesehen. Solche würden Abgrenzungsprobleme verursachen und das Steuerrecht unnötig komplizieren.

Auch Kleinunternehmer, die von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit sind, müssen dennoch E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang einer E-Rechnung reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus.

Zulässige Formate für E-Rechnungen sind strukturierte elektronische Formate, die eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglichen. Beispiele hierfür sind die Formate XRechnung, ZUGFeRD und UBL. Einfaches PDF oder andere unstrukturierte Formate erfüllen die Anforderungen nicht und gelten als “sonstige Rechnungen”.

Die Übermittlung und der Empfang von E-Rechnungen erfolgen in der Regel über elektronische Kanäle, die den Austausch strukturierter Daten ermöglichen. Dies kann beispielsweise über E-Mail mit entsprechenden Anhängen, spezielle Webportale oder über das PEPPOL-Netzwerk geschehen. Wichtig ist, dass sowohl der Aussteller als auch der Empfänger in der Lage sind, die strukturierten Daten zu verarbeiten.

Eine E-Rechnung muss so gestaltet sein, dass sie vom Empfänger elektronisch verarbeitet werden kann. Dies bedeutet, dass die Daten in einem strukturierten Format vorliegen müssen, das eine automatische Weiterverarbeitung in den Buchhaltungssystemen ermöglicht. Unstrukturierte Formate wie einfache PDFs erfüllen diese Voraussetzung nicht.

Zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 haben alle Rechnungsaussteller die Wahl, anstelle einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung zu erstellen. Papierrechnungen bleiben uneingeschränkt zulässig. Elektronische Rechnungen in anderen Formaten als der E-Rechnung (z. B. eine PDF-Datei per E-Mail) dürfen – wie bisher – nur genutzt werden, wenn der Empfänger diesem Format ausdrücklich zustimmt. Dies dient dazu, Empfänger nicht zur Annahme unbekannter elektronischer Formate zu verpflichten.

Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro gilt eine verlängerte Frist bis zum 31. Dezember 2027. Zudem dürfen EDI-Verfahren, die nicht den Anforderungen einer E-Rechnung entsprechen, noch bis Ende 2027 verwendet werden.

E-Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten revisionssicher archiviert werden. Dies bedeutet, dass die Dokumente unveränderbar, vollständig, geordnet und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden müssen. Die ecoDMS GmbH bietet mit ihrem Dokumenten-Management-System eine Lösung zur automatischen Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen.

Das System ecoDMS unterstützt gängige Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD und ermöglicht die automatische Konvertierung von XML-basierten Rechnungen in lesbare PDF-Dateien. Zudem werden detaillierte Prüfberichte erstellt, die die Datenqualität überprüfen und auf mögliche Fehler oder Warnungen hinweisen. Die archivierten Dokumente werden revisionssicher gespeichert und können bei Bedarf schnell und einfach abgerufen werden.

Haben Sie Interesse, in Ihrem Unternehmen auf ecoDMS umzustellen oder benötigen sie mit Hilfe mit dem System? Dann kontaktieren Sie uns noch heute!