Dokumenten-Management-System ecoDMS: Effizienz für Ihr Unternehmen

Die Verwaltung von Dokumenten ist ein zentraler Bestandteil des modernen Arbeitsalltags. Um den Überblick zu behalten und zeitaufwendige Suchprozesse zu vermeiden, setzen immer mehr Unternehmen auf Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Eines der bekanntesten Systeme auf dem Markt, welches auch mit am besten bewertet wurde, ist ecoDMS. Doch was genau steckt hinter diesem System, und wie kann es Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu optimieren? Wir stellen Ihnen ecoDMS genauer vor.

ecoDMS ist ein leistungsstarkes und erschwingliches Dokumenten-Management-System, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente zentral, strukturiert und digital zu verwalten. Egal, ob Rechnungen, Verträge, E-Mails oder andere Dokumente – ecoDMS bietet eine einfache Möglichkeit, alle wichtigen Dateien sicher zu archivieren und bei Bedarf schnell wiederzufinden.

Das System richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch Privatpersonen können von ecoDMS profitieren. Mit einem modernen Ansatz kombiniert es Effizienz, Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit und hebt sich so von vielen traditionellen Archivierungslösungen ab.

DSGVO Konformität

Mit einer digitalen Archivierung durch ecoDMS können steuerpflichtige Dokumente sicher aufbewahrt werden. Im Gegensatz dazu bietet eine papierbasierte Archivierung nicht immer den gleichen Schutz, etwa bei Schäden durch Wasser. Zusätzlich schreibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor, dass Dokumente mit personenbezogenen Daten sicher verwahrt werden müssen, um einen Missbrauch zu verhindern. Dieser Schutz ist bei einer papierbasierten Ablage deutlich schwieriger zu gewährleisten als bei einer digitalen Archivierung.

Die Anforderungen an die steuerrechtliche Aufbewahrung von Dokumenten sind in den GoBD geregelt, die seit dem 1. Januar 2015 gelten und im November 2019 aktualisiert wurden. Das entsprechende Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) ist auf dessen Website abrufbar.

ecoDMS überzeugt durch zahlreiche Funktionen, die nicht nur die Archivierung, sondern auch die Verarbeitung und Nutzung von Dokumenten erleichtern. Hier sind die herausragenden Vorteile im Detail:

1. Effiziente Dokumentenarchivierung leicht gemacht

• Mit ecoDMS wird die Dokumentenarchivierung zum Kinderspiel: Archivieren und organisieren Sie Dokumente unterschiedlichster Formate – von PDFs und Word-Dokumenten über Excel-Tabellen bis hin zu Präsentationen, Zeichnungen und Bildern. Schaffen Sie Struktur, indem Sie Ihre Dateien nach Kategorien, Datum oder individuellen Schlagworten sortieren, und behalten Sie jederzeit den Überblick. Auch codierte X-Rechnungen lassen sich mühelos in ecoDMS speichern. Ob gescannte Posteingänge, digitale Dateien oder E-Mails – ecoDMS bietet Ihnen eine reibungslose Verarbeitung und eine zentrale Lösung für ein modernes und effizientes Dokumentenmanagement.
• Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche ist die Bedienung auch für DMS-Neulinge einfach. Die Plattform unterstützt alle gängigen Dateiformate und ermöglicht eine strukturierte Archivierung nach individuellen Vorgaben.

2. Automatische Kategorisierung und Ablage

• Vereinfachen Sie Ihre Dokumentenverwaltung mit ecoDMS und dem Vorlagen-Designer! Nutzen Sie intelligente Klassifizierungsvorlagen, um Dokumente wie Rechnungen oder Verträge automatisch zu kategorisieren und abzulegen. Der benutzerfreundliche Vorlagen-Designer ermöglicht es Ihnen, individuelle Vorlagen ganz ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Dabei erfolgt die Erkennung anhand von Schlagwörtern, Barcodes, Layouts oder Markierungen. Einmal erstellt, werden die Klassifizierungsvorlagen direkt in ecoDMS gespeichert und stehen für die automatische Archivierung bereit – effizient, flexibel und zeitsparend.

3. Automatische Texterkennung (OCR)

• Mit ecoDMS finden Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen – einfach durch die Eingabe von Suchbegriffen. Dank der intelligenten Volltextsuche, die ähnlich wie eine Google-Suche funktioniert, durchsuchen Sie Ihre archivierten Dateien mühelos. Die integrierte automatische Texterkennung (OCR) macht sogar Texte in Bildern oder gescannten Dokumenten durchsuchbar. Wiederkehrende Suchanfragen lassen sich bequem als Favoriten speichern. Zusätzlich können Klassifizierungsinformationen, Metadaten und Notizen in Ihre Recherche einbezogen werden. Sparen Sie Zeit und profitieren Sie von den leistungsstarken Suchfunktionen dieses Dokumenten-Management-Systems.

4. Erweiterungen und Integrationen

• ecoDMS lässt sich nahtlos in bestehende Softwareumgebungen integrieren. Ob MS Office, E-Mail-Programme wie Outlook oder ERP-Systeme – die vielseitigen Erweiterungen und Integrationsmöglichkeiten machen ecoDMS zu einer idealen Ergänzung für Ihren digitalen Arbeitsplatz.
  • PDF/A-Drucker: Archivieren Sie Dokumente bequem im PDF/A-Format aus jeder druckfähigen Anwendung.
  • Plugins für Office-Programme: Speichern Sie Dateien direkt aus Microsoft Office, OpenOffice oder LibreOffice in ecoDMS. Dokumente werden dabei sowohl im PDF/A-Format als auch im Originalformat abgelegt, sodass Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen und neue Versionen speichern können.
  • E-Mail-Archivierung: Archivieren Sie E-Mails und Anhänge mühelos direkt aus Outlook oder Thunderbird.
• Zusätzlich stehen Ihnen optionale Erweiterungen mit zusätzlichen Funktionen zur Verfügung:
  • WORKZ Add-on: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und importieren Sie Dateien oder E-Mails automatisch in Ihr ecoDMS-Archiv.
  • ecoMAILZ Integration: Binden Sie die ecoMAILZ-Software für die automatische E-Mail-Archivierung nahtlos in ecoDMS ein. Dies ermöglicht Ihnen, alle archivierten E-Mails und Anhänge direkt über die ecoDMS-Oberfläche zu verwalten.

5. Optimierung des Datenaustauschs und der Zusammenarbeit

• Das System unterstützt den einfachen Austausch von Dokumenten zwischen Mitarbeitern und Abteilungen. Über Berechtigungen können Sie genau festlegen, wer Zugriff auf welche Dateien hat. Das erhöht die Sicherheit und verbessert die Zusammenarbeit im Team.
• Außerdem können Anwender mit dem PDF-Editor von ecoDMS Textpassagen farbig markieren, Notizen hinzufügen und verschiedene Versionen eines Dokuments – ähnlich wie Papierdokumente – zum Vergleich nebeneinander auf dem Bildschirm darstellen. Die Markierungen lassen sich sogar als Filter oder bei Suchanfragen nutzen.
• Zudem erstellt ecoDMS einen übersichtlichen Prüfbericht, der alle Markierungen und Notizen zusammenfasst und direkt im System archiviert werden kann. Dies erleichtert die Bearbeitung von Anträgen und ermöglicht eine schnelle und komfortable Entscheidungsfindung über deren Genehmigung.

6. Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen/X-Rechnungen

• Mit ecoDMS wird auch die Verarbeitung von E-Rechnungen und X-Rechnungen deutlich erleichtert. Diese Formate, die immer stärker standardisiert werden, können direkt ins System eingelesen, geprüft und gesetzeskonform archiviert werden. Gerade in Hinblick auf gesetzliche Anforderungen ist dies ein entscheidender Vorteil.
• Ab dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer bei ihren Geschäften untereinander regelmäßig elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) verwenden. Für die Einführung dieser verpflichtenden E-Rechnungen ist ecoDMS genau der passende Helfer.

ecoDMS ist eine flexible und kosteneffiziente Lösung, die sich ideal an die Bedürfnisse von Unternehmen unterschiedlicher Branchen anpassen lässt. Seit 2015 sind wir zertifizierter QPR (Qualifizierter Premium Reseller) von ecoDMS und die Dokumentenmanagement-Software ist ein zentraler Baustein unserer Strategie zur Digitalisierung von Unternehmensdaten. Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten und Funktionen erfahren oder Unterstützung bei der Implementierung erhalten? Unser Team steht Ihnen gerne beratend zur Seite!